【スケジュール管理が上手くいかない人へ】時間管理のマトリックスで優先順位を簡単視覚化！
こんにちは、心理学ライターのタモです。
JDのななです。よろしくお願いします。
時間管理は、忙しい人ほど重要になってくるもの。
でも、想像以上に上手く予定が回らないこともあります。
いつもスケジュールがパンパンで、消化しても次から次に予定が入る。
緊急の用件にも上手く対応できない。
優先順位の付け方が分からない。
今回は、このような人向けに、時間管理のノウハウをお伝えできればと思います。
『時間管理のマトリックス』を活用する3ステップ
時間管理は本当に悩みどころ。一度にいろんな予定入ったときに優先順位つけるの難しいし、詰め過ぎると予定忘れて迷惑かけちゃうし。
優先順位をつけないと、何を断るべきかも分からないしね。
時間管理のマトリックスとは？
時間管理のマトリックスとは、予定を「重要度」と「緊急度」に分けるという考え方です。
図でまとめると以下のようなものになります
これは、『7つの習慣』や、『先延ばしは1冊のノートでなくなる』という本にも紹介されている有名なものです。
それぞれの領域について、簡単に説明します。
第一領域は、重要度も緊急度も高いもの。
テスト前の一夜漬けや、締切間近のタスクなどがここに入りますね。
第二領域は、重要度は高いけど、別に今すぐする必要のないもの。
資格の勉強や、事前準備、心身の疲れを癒すこと、読書、信頼関係を構築することなどがそうです。
第三領域は、重要度は低いけど、今すぐにやるべきこと。
急な電話対応や、とりあえずいるだけのミーティング、報告書などがそうです。
第四領域は、重要度も緊急度も低いものです。
自分が楽しむためだけの遊び、ギャンブル、ダラダラとユーチューブを眺めるなど、全く自分のためにならないことがここに当てはまります。
まずは、自分の予定がどこの領域に分類されるのか図に書きこんで視覚化しましょう。
そこから優先順位を決めると、スケジュールをスッキリまとめることができます。
こんな時間の管理の仕方あるんだ！
有名なのに意外と知られてないから記事にしたんだよ。
時間管理で最も大事なのは第二領域
時間管理のマトリックスを見て、みなさんはどの領域を優先させていますか？
僕を含め、多くの人は第一領域と第三領域を優先させます。
つまり人間は緊急度が高い予定を優先させる傾向が強いということです。
たとえば、テスト勉強しているときに、友達から分からない問題を聞かれたら、ほとんどの人は友達に教えることを優先させるかと思います。
または仕事中に急な電話がかかってきたら、一旦自分の仕事は置いといて、電話を優先させるでしょう。
しかし、本来なら優先すべきは「重要度の高いもの」なはず。
なぜなら、重要なことは全て結果に影響を及ぼすからです。
プレゼンの準備や、信頼関係の構築、日々の継続学習、運動など。
第二領域に属するこれらのことは、今すぐにやるべきことではありません。
しかし、時間をかけた分だけ成果に直結するのは明らか。
だからこそ、優先順位を考える上で、最も優先度の高いものは「重要な予定」になるのです。
さらに言えば、第一領域、第二領域に含まれるものです。
しかし、基本的に人は第三領域や第四領域に時間を費やし過ぎて、第二領域の存在を希薄化させてしまいます。
「自分にとって重要な予定」の重要度を、本当の意味で理解してはいません。
だから、「明日でいいや～」と言った具合に、先延ばしにしてしまうんです。
そして、緊急なことや、面白そうなものに飛び込みます。
その結果、重要なことが緊急性を帯びたときに焦って無理をする。
もう、このパターンはテンプレ化してますよね(笑)
テンプレから抜け出すためには、自分にとって何が重要なのかよく考え、重要度という軸を基準に、予定を立てましょう。
そうすれば、緊急な予定に振り回されることはないのです。
重要なことだけに意識を集中すれば、今以上に日々の時間を自由自在に過ごすことができるでしょう。
自分にとって重要なことをまずは洗い出した方が良いのかな？
そうだね。予定が詰まりすぎて困らないためには、重要ではない予定は思い切って断る勇気も必要だね。
時間管理の鍵は主体的に予定を決めること
緊急の要件に、人は受動的に反応します。
第一領域や第三領域は特に意識しなくても勝手に行動できるのです。
しかし、緊急ではないが重要なことは、差し迫った状況下でなければしないのが人間。
テスト直前になって一夜漬けをするように、重要で、なおかつ緊急度も高まらなければ人はなかなか行動は起こさないのです。
先程書いたように、緊急度の高いものは結果に影響します。
その結果に影響する重要なことに、いかに時間を費やすかが最重要。
受験生時代を思い出して欲しいのですが、たった一つの入試試験のために、遊びも捨てて、暇さえあれば勉強する。
そんな日々を半年以上、長い人は一年以上続けていましたよね？
なぜそんなことが続けられたのでしょう？
それは、受験があなたにとって極めて重要度の高いイベントだったからです。
勉強は、試験前ではない限り、第二領域に属します。
にもかかわらず毎日必死に勉強してきた。
その行為の裏には、「どうしても第一志望校に合格したい！」という強い気持ちがあったはずです。
そして、その志望校は誰かに決められたわけではなく、自分で主体的に決めた学校ですよね？
だから頑張れたんです。
逆に頑張れないのは、主体的に掲げた目標がないからなのかもしれません。
主体的に掲げた目標さえあれば、その目標が軸となり、重要なものが見えてきます。
重要なものが見えてきたら、その重要度の中で優先順位を決めるようになります。
つまり、重要ではないこと(第三領域や第四領域)に時間を割かなくなるのです。
その状態になることができれば、時間管理も目標達成も自分が思うがままです。
大事なのは、主体性を持って自分がやりたいことや目標を定め、それを軸にすることです。
【目標が見つからないときに読みたい！ 】
重要度の中での優先順位か。全部重要だからって全部するのは難しいよね。
そうだね！1人じゃできないなら、信頼できる人にまかせたり、またはスキルを磨いて生産性を上げたり。いろんな方法を考えたいね
まとめ
いかがでしたか。
今回は、時間管理の方法についてお伝えしました。
皆さんがスケジュール管理に悩むことが少なくなることを願っています。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
＜参考文献＞
大平信孝（2017）『先延ばしは一冊のノートでなくなる』大和書房
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